Kundenreferenz: Spedition Messing
Nachdem sowohl die Versicherung als auch unser zuständiger QM-Beauftragter mehrmals angemahnt hatten, dass die bisherige Praxis der Schlüsselverwahrung und -verwaltung nicht mehr ausreicht, haben wir uns nach einer elektronischen Lösung umgesehen. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden die Schlüssel einfach an einem bzw. zwei „Schlüsselbrettern“ (einfache Haken) verwahrt. Hier hatte aber neben den Fahrern, Büro- und Lagermitarbeitern theoretisch auch jeder Fremde Zugriff auf die Schlüssel.
Nach längerem Suchen und Vergleichen verschiedener Anbieter, haben wir uns dann für das/die Systeme von Creone entschieden. Hierbei spielten mehrere Faktoren eine Rolle, die von anderen Systemen nicht, bzw. nur oftmals nur teilweise erfüllt werden konnten.
Erster allgemeiner Faktor
Der Abstand der einzelnen Schlüsselports/Steckplätze zueinander. Weil die Schlüsselbünde der LKWs mit den zugehörigen Fernbedienungen und Schlüsseln für z.B. den Tank/AdBlue, Staufächern, Staplern, etc. recht voluminös sind, suchten wir ein System mit genügend Platz zwischen den einzelnen Schlüsselplätzen. Viele Systeme haben zwar mehr Schlüsselplätze, diese sind aber oftmals für nur jeweils 1 Schlüssel ausgelegt und dementsprechend sehr dicht nebeneinander.
Zudem sollte es ein System, an 2 verschiedenen Stellen sein, welches dezentral unter einer Oberfläche verwaltet wird. Einige günstige Systeme können nur lokal direkt am System programmiert und nicht untereinander synchronisiert werden.
System 1 – offene KeyRack KeyControl Version in der Logistik
Da die Schlüssel weiterhin an alter Position verwahrt werden sollten, dies aber in einem relativ schmalen Flur bedeutet, kam kein „geschlossenes“ System (Schrank mit Tür) in Frage.Weil hier die Hauptanzahl der Schlüssel Platz finden musste, wären zum einen mind. 2 Schränke nötig gewesen, und bei offener Tür wäre der Flur nicht mehr passierbar gewesen.
Zwar wurde hier auch ein anderes System mit einem Rolltor geprüft, was aber zum einen recht störanfällig, und zum anderen sehr langsam auf und zu fuhr – nichts für ungeduldige Mitarbeiter…
Das Creone KeyRack KeyControl System, welches in relativ offener Bauweise installiert und fast beliebig erweitert werden kann, ist hier für uns die beste Wahl. Mit den 6 Leisten a 14 Steckplätzen bekommen wir hier alleine bis zu 84 Schlüssel unter. Wir konnten einfach die früheren „Haken“ entfernen, und durch die Leisten ersetzen. Durch die verriegelten Identbolzen sind die Schlüssel auch in der offenen Variante gegen unbefugtes Abziehen/Entfernen gesichert. Zur Identifikation nutzen wir die RFID-Label auf den Führerscheinen (elektronische Führerscheinkontrolle), so dass ein Fahrer auch nur Zugriff auf seine freigegebenen Schlüssel hat, wenn er auch den Führerschein dabei hat.
System 2 – geschlossene KeyBox KeyControl Version in der Werkstatt
In der Werkstatt werden neben den Schlüsseln der LKW, die sich gerade tatsächlich in der Werkstatt befinden, auch die Schlüssel einer unabhängigen weiteren Flotte und Schlüssel von Pool-/Shuttel-PKW und Kühlaufliegern. Hier wurde zur schnelleren Übersicht mit farbigen Schlüsselringen gearbeitet.
Da in dem Vorraum genügend Platz vorhanden ist, haben wir uns hier für die geschlossene Variante mit Schrank entschieden. Hier haben wir 4 Leisten à 14 Steckplätze (56) eingesetzt. Das Prinzip ist genau das gleiche, nur dass die Abmeldung vom System automatisch durch das Schließen der Tür vom Schrank erfolgt.
Generell wurde das System von Creone nach kurzer Eingewöhnung positiv von den Fahrern und Mitarbeitern angenommen. Vor allem die die Suchfunktion => Fahrzeugnummer am Display eingeben – wenn der Schlüssel im betreffenden System ist, blinkt der Steckplatz, ansonsten wird angegeben, ob sich der Schlüssel im anderen System befindet oder wer den Schlüssel zuletzt entnommen hat – wird mittlerweile viel und gerne genutzt.
Systemverwaltung
Die Protokollierung und Verwaltung der Schlüssel und Benutzer erfolgt über das Webportal von Creone und ist einfach und intuitiv aufgebaut. Schlüssel und Berechtigungen können schnell und einfach angelegt, gelöscht oder modifiziert werden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Schlüsselverwaltung in Fuhrparks und Speditionen
Wie optimieren masunt Systeme die Schlüsselverwaltung in Fuhrparks und Speditionen?
Sie automatisieren die Ausgabe und Rückgabe von Fahrzeugschlüsseln rund um die Uhr. Fahrer, Logistikdienstleister oder Subunternehmer können Fahrzeugschlüssel völlig unabhängig von Bürozeiten entnehmen und wieder hinterlegen.
Wie erhalten Fahrer und Mitarbeiter Zugriff auf die benötigten Fahrzeugschlüssel?
Fuhrparkleiter vergeben zeitlich begrenzte Onlinecodes oder nutzen RFID-Mitarbeiterausweise. Der Fahrer gibt am Tresor seinen PIN-Code ein oder hält seine Chipkarte an das Lesegerät, woraufhin das entsprechende Fach oder der Safe öffnet.
Lassen sich masunt Schlüsseltresore in bestehende Fuhrpark-Management-Software integrieren?
Ja, masunt bietet API-Schnittstellen und direkte Anbindungen an professionelle Fuhrpark-Plattformen (wie z. B. AZOWO oder evemo). Dadurch wird die Vergabe von Zugangsrechten direkt mit den Buchungen oder Schichtplänen im System synchronisiert.
Können neben Fahrzeugschlüsseln auch Fahrzeugpapiere oder Frachtdokumente hinterlegt werden?
Ja, viele masunt Fächertresore und Dienstleistungssafes bieten ausreichend Platz im Innenraum, um Fahrzeugpapiere, Tankkarten, Frachtdokumente oder Fahrtenbücher zusammen mit dem Schlüssel sicher aufzubewahren.
Wie wird nachvollzogen, wer einen Schlüssel entnommen oder zurückgegeben hat?
Je nach eingesetztem System (z. B. Fächertresor mit masunt Connect Software oder CREONE KeyControl) wird jede Entnahme und Rückgabe elektronisch und minutengenau protokolliert. So bleibt die Zuordnung von Fahrzeugen zu Fahrern stets transparent.
Wie funktioniert die Schlüsselrückgabe nach Schichtende oder nach einer Fahrt?
Der Fahrer legt den Schlüssel nach der Fahrt einfach wieder im Fächertresor ab oder wirft ihn bei geschlossenen Bürozeiten in einen masunt Rückwurftresor ein. Eine innere Sperrmechanik verhindert das unbefugte Herausangeln der Schlüssel.
Müssen die Schlüsselsafes auf dem Betriebsgelände an ein Netzwerk oder das Stromnetz angeschlossen werden?
Die masunt E Code und R Code Safes arbeiten vollkommen batteriebetrieben und benötigen vor Ort weder Internet- noch Stromanschluss. Die Fächertresor-Reihe hingegen ist auf einen Stromanschluss sowie eine Internetanbindung angewiesen.
Sind die Tresore für die Montage auf dem Außengelände von Logistikzentren geeignet?
Ja, die Gehäuse bestehen aus robustem, 2 bis 3 mm starkem V2A- oder V4A-Edelstahl und sind witterungsbeständig, wassergeschützt sowie geschützt gegen Vandalismus. Sie können an Fassaden oder auf freistehenden Edelstahl-Standsäulen montiert werden.
Welche masunt Produkte eignen sich besonders für größere Fuhrparks?
Für Fuhrparks mit vielen Fahrzeugen empfehlen sich masunt Fächertresore mit mehreren Einzelfächern.
Wie reagiert das Fuhrparkmanagement, wenn sich Schichten kurzfristig ändern?
Zugangscodes oder Berechtigungen lassen sich im Webportal oder in der Software jederzeit aus der Ferne anpassen, verlängern oder stornieren, ohne dass jemand persönlich vor Ort sein muss.